p1020681.jpg

Wat doet het Stadsarchief?

Stadsarchief Mechelen is een historisch documentatiecentrum en bewaarplaats van het Mechelse archivalisch erfgoed. Het verzamelt alle mogelijke informatie over de stad, de regio en haar bewoners en maakt die toegankelijk voor het publiek. Die informatie bevindt zich in diverse documenten (archiefstukken, boeken, kranten, tijdschriften, cd-roms...) afkomstig van personen, families, verenigingen, bedrijven... Ze strekt zich uit vanaf de middeleeuwen tot vandaag. 

De taken van het Stadsarchief vloeien ook voort uit de wettelijke verplichting van de stad om goed zorg te dragen voor haar archief. Dit heeft onder meer te maken met de openbaarheid van bestuur: Mechelaars (en anderen) hebben het recht om documenten van de stad in te kijken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld hun rechten bewijzen. Anderzijds legt het stadsbestuur ook verantwoording af van haar beleid door alle bestuursdocumenten openbaar te maken. 

Jaarlijks brengen de verschillende stadsdiensten tienduizenden papieren en digitale documenten voort. Het beheer daarover berust in theorie bij de stadssecretaris. Gezien de omvang kan hij dat onmogelijk alleen aan. Daarom geeft hij deze taak door aan de stadsarchivaris. Die laatste beschikt over verschillende medewerkers. 

De medewerkers van het Stadsarchief laten zich bij de zorg voor al deze documenten leiden door de beroepscode van de Internationale Archiefraad

Concreet voeren ze de volgende taken uit:

 

Verwerving

Alles begint met de verwerving van documenten. Dit kan op verschillende manieren: aankopen door het Stadsarchief, stadsdiensten die documenten overdragen voor permanente bewaring, of particulieren of verenigingen die documenten schenken of in bewaring geven. De archivarissen zien er op toe dat alles steeds zo goed mogelijk verpakt, geordend en beschreven binnenkomt. Alles wordt ook netjes geregistreerd.

 

Behoud en beheer

Pas verworven documenten worden veilig opgeborgen in zuurvrije omslagen en dozen. Deze komen terecht in gepaste rekken in nette opslagruimtes met de juiste klimatologische omstandigheden. Al deze maatregelen beschermen de documenten tegen licht, vocht, hitte, stof, schimmels en ongedierte. Wanneer ze toch beschadigd raken, krijgen ze de nodige restauraties.

 

Ontsluiting en ter beschikking stellen

Om alles te kunnen terugvinden maken de archivarissen en hun medewerkers lijsten en inventarissen op. Het opmaken van databanken voor onder meer foto's, bouwdossiersakten van de burgerlijke standparochieregisters... hoort daar ook bij. Soms bevatten die databanken ook gescande documenten. De Regionale Beeldbank Mechelen en de databank van de burgerlijke stand zijn daar mooie voorbeelden van. Het invoeren van massale hoeveelheden gegevens vraagt echter veel tijd en energie. Een volledig 'digitaal archief' is dus nog niet voor morgen. 

Met behulp van die lijsten, inventarissen en databanken vragen bezoekers documenten aan in de leeszalen. De leeszaalbedienden en de archivarissen helpen hen graag verder met al hun vragen. 

Ze doen dit ook voor de vele stadsdiensten.

 

Onderzoek

De medewerkers van het Stadsarchief beantwoorden ook vragen via mail, brief, telefoon of in de leeszalen. De klemtoon ligt daarbij op het doorverwijzen en informeren over bruikbare archieven en andere bronnen. Op die manier helpen ze jaarlijks honderden mensen van over heel de wereld verder met hun onderzoeksvragen. 

Dichter bij huis verlenen ze ook regelmatig hun medewerking aan allerhande onderzoeks- en erfgoedprojecten door eigen onderzoek; het schrijven van teksten en/of het aanleveren van beeldmateriaal, geschreven documenten, scans van documenten... 

Het Stadsarchief zet ook zelf projecten op het getouw.

 

Toezicht en advies

Er zijn documenten die voorlopig bij de stadsdiensten zelf blijven, bijvoorbeeld omdat ze nog dagdagelijks nodig zijn: dossiers, brieven, rekeningen, verslagen... Ook zij moeten goed toegankelijk zijn en netjes opgeborgen. Het Stadsarchief houdt daar toezicht op en geeft advies. Om alles beheersbaar te houden, dringen regelmatige vernietigingen zich op. De archivarissen doen dit in nauwe samenspraak met de stadsdiensten. Wettelijke bewaartermijnen en wetenschappelijke motieven zijn daarbij de leidraad (zie hiervoor de gemeentelijke selectielijsten van de VVBAD). Wat overblijft voor permanente bewaring, moet in een goed geordende en toegankelijke staat en netjes verpakt aan het Stadsarchief overgedragen worden. Goed archiefbeheer begint dus al bij de stadsdiensten zelf. 

Meer weten over de concrete projecten van het Stadsarchief? Lees de jaarverslagen.