Opdrachten
Het Stadsarchief Mechelen is het centrale historische documentatiecentrum van Mechelen en de bewaarplaats van het archivalische erfgoed. Als stadsdienst verzamelt en bewaart ze documenten over de stad, de regio en haar inwoners en maakt ze toegankelijk voor het publiek. Deze documenten bestaan in verschillende vormen (archiefstukken, boeken, kranten, tijdschriften, cd-roms...) en kennen een diverse oorsprong (personen, families, verenigingen, bedrijven...). De oudste documenten situeren zich in de middeleeuwen, de jongste zijn gisteren geschreven. Het Stadsarchief beheert daarnaast ook de officiële bestuursdocumenten van de gemeente en maakt ze openbaar voor iedere burger.
De medewerkers van het Stadsarchief werken volgens de beroepscode van de Internationale Archiefraad.
Concreet voert het Stadsarchief vijf kernopdrachten uit:
Verwerving
Alles begint met de verwerving van documenten. Dit kan op verschillende manieren: aankopen door het Stadsarchief, stadsdiensten die documenten overdragen voor permanente bewaring en particulieren of verenigingen die documenten schenken of in bewaring geven. De archivarissen zien er op toe dat alle verkregen documenten verpakt, geregistreerd en beschreven worden
Behoud en beheer
Verworven documenten worden veilig opgeborgen in zuurvrije omslagen en dozen. Deze komen terecht in gepaste rekken in nette opslagruimtes met de juiste klimatologische omstandigheden. Al deze maatregelen beschermen de documenten tegen licht, vocht, hitte, stof, schimmels en ongedierte. Wanneer ze toch beschadigd raken, krijgen ze de nodige restauraties.
Ontsluiting en dienstverlening
Om alles te kunnen terugvinden maken de archivarissen en hun medewerkers lijsten en inventarissen op. Het opmaken van databanken voor onder meer foto's, bouwdossiers, akten van de burgerlijke stand, parochieregisters... hoort daar ook bij. Soms bevatten die databanken ook gescande documenten. De Regionale Beeldbank en de databank van de burgerlijke stand zijn daar mooie voorbeelden van. Met behulp van die lijsten, inventarissen en databanken kunnen bezoekers documenten aanvragen in de leeszaal. De leeszaalbedienden en de archivarissen helpen hen graag verder met al hun vragen. De overige stadsdiensten maken hier ook gebruik van.
Onderzoek
De medewerkers van het Stadsarchief beantwoorden de talrijke onderzoeksvragen van mensen over de hele wereld. De klemtoon ligt daarbij op het doorverwijzen en informeren over bruikbare archieven en andere bronnen. Ze verlenen ook regelmatig hun medewerking aan onderzoeks- en erfgoedprojecten met het schrijven van teksten en/of het aanleveren van beeldmateriaal, geschreven documenten, scans van documenten... Het Stadsarchief zelf kan ook projecten opstarten.
Meer weten over de concrete projecten van het Stadsarchief? Lees de jaarverslagen.
Toezicht en advies
Het Stadsarchief houdt toezicht op de vele gemeentelijke documenten (dossiers, brieven, rekeningen, verslagen...) en adviseert de verschillende stadsdiensten in de bewaring en verwerking van hun administratie. Frequente vernietigingen zijn noodzakelijk om alles beheersbaar te houden. Wettelijke bewaartermijnen en wetenschappelijke motieven vormen daarbij de leidraad (zie hiervoor de gemeentelijke selectielijsten van de VVBAD). Wat overblijft voor permanente bewaring, moet in een goed geordende en toegankelijke staat aan het Stadsarchief overgedragen worden.
