Wat doet het Stadsarchief?

Verwerving

Alles begint met de verwerving van documenten. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: stadsdiensten die documenten overdragen voor permanente bewaring, particulieren of verenigingen die schenken of documenten in bewaring geven en aankopen door het Stadsarchief. De archivarissen zien er op toe dat alles steeds zo goed mogelijk verpakt, geordend en beschreven binnenkomt. Alles wordt ook netjes geregistreerd.

Behoud en beheer

Pas verworven documenten worden veilig opgeborgen in zuurvrije omslagen en dozen. Deze komen terecht in gepaste rekken in nette opslagruimtes met de juiste klimatologische omstandigheden. Al deze maatregelen beschermen de documenten tegen licht, vocht, hitte, stof, schimmels en ongedierte. Indien ze toch beschadigd raken, krijgen ze de nodige restauraties.

Ontsluiting en ter beschikking stellen

Om alles te kunnen terugvinden maken de archivarissen en hun medewerkers lijsten en inventarissen op. Het opmaken van databanken voor onder meer foto's, bouwdossiers, akten van de burgerlijke stand, parochieregisters, ... hoort daar ook bij. Soms bevatten die databanken ook gescande documenten. De Regionale Beeldbank Mechelen en de databank van de burgerlijke stand zijn daar mooie voorbeelden van. Het invoeren van massale hoeveelheden gegevens vraagt echter veel tijd en energie. Een volledig 'digitaal archief' is dus nog niet voor morgen.

Met behulp van die lijsten, inventarissen en databanken vragen bezoekers documenten aan in de leeszalen. De leeszaalbedienden en de archivarissen helpen hen graag verder met al hun vragen.

Ze doen dit ook voor de vele stadsdiensten.

Onderzoek

De medewerkers van het Stadsarchief beantwoorden ook vragen via mail, brief of telefoon. Op die manier helpen ze jaarlijks honderden mensen van over heel de wereld verder met hun onderzoeksvragen.

Dichter bij huis verlenen ze ook regelmatig hun medewerking aan allerhande onderzoeks- en erfgoedprojecten door het schrijven van teksten en/of het aanleveren van beeldmateriaal, geschreven documenten, ...

Het Stadsarchief zet ook zelf projecten op het getouw.

Toezicht en advies

Er zijn documenten die voorlopig bij de stadsdiensten zelf blijven, bijvoorbeeld omdat ze nog dagdagelijks nodig zijn: dossiers, brieven, rekeningen, verslagen, ... Ook zij moeten goed toegankelijk zijn en netjes opgeborgen. Het Stadsarchief houdt daar toezicht op en geeft advies. Om alles beheersbaar te houden, dringen regelmatige vernietigingen zich op. De archivarissen doen dit in nauwe samenspraak met de stadsdiensten. Wettelijke bewaartermijnen en wetenschappelijke motieven zijn daarbij de leidraad (zie hiervoor de gemeentelijke selectielijsten van de VVBAD). Wat overblijft voor permanente bewaring, moet in een goed geordende en toegankelijke staat en netjes verpakt aan het Stadsarchief overgedragen worden. Goed archiefbeheer begint dus al bij de stadsdiensten zelf.

Meer weten over de concrete projecten van het Stadsarchief? Lees de jaarverslagen.